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2021.10.22複合機レンタルのメリットとデメリットをご紹介

毎日の仕事に必要な複合機ですが、どんな手段で導入するかは様々あります。
・現金一括買取り
・リース契約
・レンタル契約
などが一般的ですがそれぞれにメリットとデメリットがあります。
ここでは、その中で特に最近シェアリングエコノミーなどで注目され導入が増加している複合機レンタルについて詳しく説明をしていきます。

複合機レンタルのメリットとデメリットをご紹介

複合機レンタルのメリット

複合機レンタルには4つのメリットがあります。

1.使用したい期間だけ借りることができる

レンタル商品の一番のメリットはやはり、複合機を使用する期間の自由度が大きいという方が多いです。
仕事上のよくあるケースとしては次の事柄が考えられます。

・期間限定のプロジェクトや事務所の開設
・工事現場事務所での使用
・選挙事務所での使用
・繁忙時期だけプラス1台の追加導入

これらの用途であれば必要期間だけ使用して返却するのでとても合理的な選択と言えます。
1日だけでもレンタル対応可能な業者さんもありますので短期イベント使用などには助かります。
またレンタル期間の延長も多くの場合で手続きは容易です。

2.保守メンテナンスサービスが受けられる

せっかく借りた複合機でも、いざ使用時に故障やトラブルがあったり、使い方がよく分からなかったりすると意味がありません。
安心してレンタル期間内の使用ができるように、ほとんどの複合機レンタルではリース契約の場合と同様に保守メンテナンスサービスが利用できます。
これによって故障時の訪問修理対応のほか、トナーサプライや使用説明などのサービスが受けられます。
ただし、利用には使用した枚数によって課金されるカウンター契約や保守料金込のトナーを購入する契約など保守契約への加入が必要となります。

3.途中解約時の負担が少ない

どのくらの期間、複合機を使い続けるか分からない場合は導入の際に注意が必要です。

一般的なOA機器の契約形態であるリース契約だと、特に気を付けないといけない注意点として、期間途中での解約ができないことが挙げられます。
もしどうしても途中解約をしたい場合は、リース契約期間の残存分金額(残債)を支払う必要があります。
リース期間満了間近なら少額で済みますが、まだ期間の半分近くが残っている場合は数十万円の請求が届くことになります。

レンタル契約であれば、期間中の途中解約も多くの場合は可能で、解約違約金も高額ではありません。
急な事情でやむなく複合機を解約しなくてはならなくなった際には、大きな差が発生します。
このためレンタル契約の利用は事業継続上のリスク回避策のひとつと捉えることもできます。

4.途中で機種の変更ができる

業務内容の変化や会社の成長などの要因で、今使用している複合機のスペックが十分適合しなくなることがあります。
このような場合でもレンタル契約なら、利用途中で別の機種への交換が可能です。
印刷スピードが速い高速機への交換、コンパクトな卓上機への交換、Macパソコンからの印刷対応機への交換などです。
もちろんレンタル費の増減や撤去搬入費は別途必要となりますが、希望に沿ったマシンへ交換できます。

リース契約では一旦今の契約を解約して残債を支払ったあとに、あらたに再契約し直すため費用は高額となってしまいます。
現金一括購入した複合機でも、買い替えになりますのでやはりお金はレンタル契約より多く発生する場合がほとんどです。

複合機レンタルのデメリット

このようにたくさんのメリットがある複合機のレンタル契約ですが、次は気を付けたい点を確認していきましょう。

1.期間が短期になるほど費用は割高

複合機導入の際、一般的にかかる費用は次のとおりです。

・商品本体レンタル費
・搬入設置費
・撤去費用
・保守メンテナンス費
・保証金(後日返金されます)

この中でレンタル期間の長さによって変動するのは商品本体レンタル費と保守メンテナンス費です。
レンタル期間に関係なく一定なのは搬入設置費と撤去費用です。
短期レンタルほど、搬入撤去関係の費用の比率が高まります。
またレンタル費用も1週間レンタルと1カ月レンタルでは、単純に4倍、4分の1の価格計算にはなっておらず短期間程割高な価格設定になっているはずです。
また同じ1カ月間でレンタルとリースで比較した際ではリースでの支払い月額が安い場合が多いです。
これはリース契約が60カ月や72カ月という長期契約を前提に月額設定されてるため、どうしても価格差がついてしまうからです。

もし、期間3~4年の長期レンタルをお考えの場合、一度リース契約での見積依頼も検討してはいかがでしょうか。
保守メンテナンス費でもカウンター契約料金(1枚使用した際に支払う単価)もレンタル契約より安くなる場合が多いです。

2.最新機種や目当ての機種が無いことがある

レンタル複合機は業者が保有している機種からの選ぶことになるので、どうしてもメーカーや機種が限定されがちになります。
もちろん基本性能やよく使用する機能は付帯している機種を提案してもらえることがほとんどですがどうしても機種にこだわりがある場合、レンタルでは探すのに時間がかかるかも知れません。

まとめ

いかがでしょうか。
レンタル複合機の様々な面を紹介しました。
実際の使用場面をしっかりと想定できればより良い条件で複合機を導入ができると思います。
便利で快適な複合機ご利用の参考にしてください。

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