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2021.07.19小規模オフィスでフリーアドレスを導入するためには?

昨今の社内での新型コロナウイルス感染防止対策の一環として、時差出勤や在宅勤務を導入する企業が増えてきており、多様なオフィス環境作りが重要視されております。
これから在宅勤務を取り入れる予定の方や、新規事務所を開設する予定の方へ向けてフリーアドレスデスクのご紹介をいたします。
今回は、小規模オフィスにおけるフリーアドレスデスク導入のメリットとデメリット、運用するにあたって便利なアイテム等についてご紹介いたします。

フリーアドレスデスクとは?

フリーアドレスデスクとは、従来のオフィスのような専用の座席ではなく、あえて座席を決めずに誰でも自由に空いている席で業務を行えるデスクのことを言います。
大規模オフィスなどでは共有スペースなどに設置されていることもあり、誰もが自由に使用することができることが魅力です。
最近では、小規模事務所でも採用されることも増えてきまいた。
それは、外出や在宅勤務が多い職場環境では固定座席による空席の発生を抑えることができ、オフィススペースの節約に適しているからです。
また、同じ座椅子を揃えることでオフィスの統一感が出るだけでなく、役職などに捕らわれない自由なオフィス環境を作ることができます。

小規模オフィスでのフリーアドレスデスク導入例、運用例

現場作業など社員の出入りが激しいオフィスなどの場合、社員ごとに机椅子等の什器を揃えるよりも費用の面でもコスト削減につながります。

設置例

小規模オフィスでフリーアドレスを導入するためには?

デスク例

フリーアドレスデスク導入におけるメリット・デメリット

実際にフリーアドレスを導入した場合、次のようなメリット・デメリットが考えられます。

フリーアドレスデスクのメリット

・空いている席を使用するため、出勤状況等に合わせてスペースを無駄なく活用できる。
・レイアウトの変更が容易なため、業務形態に合わせて対応しやすい。
・私物や書類の置きっ放し等が減り、情報漏洩防止などセキュリティ面の強化につながる。
・オープンな環境でコミュニケーションがとりやすく社内環境の向上につながる。
・従業員の増減にも対応しやすい。

フリーアドレスデスクのデメリット

・各々個別のキャビネットなどが無いため、私物管理の徹底が必要。
・デスクトップPCの設置が行えないため、ノートPCでの作業となる。
・ネットワーク環境の整備が必要。

私物、書類の管理

専用のデスクとは違い、フリーアドレスは引き出し等の保管スペースを持たないため、私物や書類の管理はセキュリティ面において重要な課題となります。
私物、書類管理によく使用されるものとしてダイヤル式キャビネットがあげられます。
ナンバーとカギの二重ロックが可能ですので、私物、書類の管理をするうえでの信用度は高いです。
出勤時や退勤時などの荷物の管理を徹底して行うような体制作りをしましょう。

個人用ダイヤル式キャビネット

ナンバーとカギの二重ロックが可能ですので、個人の私物などはこのキャビネットで管理します。
出勤時や退勤時などの荷物の管理を徹底して行うような体制作りをしましょう。

 

共有キャビネット

共有の書類などの管理を行う際は、共有のキャビネットなどを活用します。
皆が目を通す書類などは保管する場所をあらかじめ決めておいて、誰がいつ出勤しても同じ場所で書類の確認ができるようにしておきましょう。
可能な場合、書類はデータにして共有フォルダ等に入れて自由に閲覧できるようにしておくと、よりスマートです。

まとめ

今回は小規模オフィスにおけるフリーアドレスデスク導入についてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか?
オフィスファではフリーアドレスデスクやダイヤル式キャビネットなどの什器レンタルも受け付けております。
気になった方や、短期間の事務所使用を検討している方などお気軽にお問合せ下さい。

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