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2021.04.07正しいFAXの送り方 基礎知識とマナーを紹介

デジタル化によって、電子メールでのやり取りが中心となっているオフィスも多いと思いますが、まだまだFAXはビジネスでのやり取りで不可欠な手段です。
そのため、いざという時に間違った方法でFAXを送信してしまわないよう、あらかじめFAXの送信方法やマナーについて学習しておきましょう。
この記事では、FAXの送り方や送信時に注意したい原稿の向き、FAXを送る際のマナーについて解説します。

正しいFAXの送り方 基礎知識とマナーを紹介

FAXの送り方

原稿や文章を直接相手に届けることができるため、ビジネスのシーンではFAXを送る機会が多々あります。
また取引先の方が、電子メールよりもFAXでの送付を好む場合もあります。
そのような場合に備えて、FAXの送り方について理解しておきましょう。
電話機や複合機などのFAX送付方法について紹介します。

電話機でのFAXの送付方法

従来からある電話機にFAX機能のついた固定電話機でのFAXの送付方法を紹介します。

1.電話機の上部にある裏蓋を開けて、そこに送る原稿を置いて準備します。
(原稿は軽く置くことで自動で固定されます)
2.FAXを送る相手の電話番号を入力します。
3.「FAX」ボタンを押します。
4.原稿の読み込みと通信が開始されます。
※通信中は、「FAX通信中」と表示されます。
5.すべて原稿を送り終えたら完了です。

電話機でのFAX原稿の向きについて

FAXする原稿は上下を逆にして、裏返します。
原稿の向きは、お使いの機種ごとに異なるため、あらかじめ説明書などで確認しておくと良いでしょう。

複合機でのFAXの送付方法

コンビニやオフィスなどにある複合機のFAX送信方法は、原稿の読み取りの仕方が2種類あるので注意が必要です。
複合機でFAXを送付する前に、原稿の表と裏に気をつけてセットしましょう。

1.複合機のタッチパネルで「FAX」を選択します。
2.宛先の番号を入力して「決定」ボタンを押します。
3.紙のサイズや画質を選択します。
4.FAXする原稿を複合機にセットします。
5.「原稿を読み取る」と表記されたボタンを押します。
6.送付するすべての原稿の読み取りが完了したら、「決定」ボタンを押します。
7.「送信スタート」ボタンを押します。
8.最後に送信結果が表示されます。
9.正常に送信されたことを確認し、FAXの送信は完了です。

複合機でのFAX原稿の向きについて

複合機の横に設置されている自動送り装置に原稿をセットする場合は、原稿の向きは送る面を表にします。
最初の文字から読み取られるため、原稿の上下も確認しましょう。
続いてガラスの原稿台にFAXする原稿をセットする場合は、送る面を下向きにしてセットします。
原稿を置く位置は、左上にぴったりとつけてセットします。
複合機の機種により、一度に読み取れる枚数も制限されているため注意しましょう。

最低限おさえておきたい!FAXの送り方でのマナー

FAXを送る際にもマナーがあります。
相手の会社に直接届き、担当者以外も手にする可能性がありますので、失礼のないようにしましょう。

送付前のFAXマナー

◆表書き(FAX送付状)を送る
FAXを送る際は、原稿だけではなく表書きをつけることで、相手に対して礼儀正しい送り方になります。
表書きがあることで、FAXを受け取った相手は「誰からどんな用件で届いたのか」をすぐに確認することができます。
ちなみに表書き(FAX送付状)とは、原稿の用件や枚数が書かれた書面になります。
具体的にどんな内容を書いて送れば良いか、以下に例文を紹介します。

1.送信先の情報
FAXを受信する会社名、部署名、個人名。
宛先はどの部署の誰に対してなのか、明記しましょう。

2.送信する側の情報
送信側の会社名、部署名、個人名、電話・FAX番号を記入します。

3.日付
FAXされた用紙に送信日時が印字されますが、念のため送信日を記しておきましょう。

4.送信枚数
何枚送信したのか、相手が確認できるように枚数も記入します。
FAXが送信できたとしても、受け取る側がすべての枚数を受信できていない可能性もあります。

5.あいさつ文
自分で考える必要はなく、ビジネス上の定型文を使用すると良いでしょう。
例えば、「拝啓 貴社におかれましては益々ご清栄の段、心よりお慶び申し上げます。下記の書類をお送り致します。ご確認のほど宜しくお願い申し上げます。 敬具」などがあります。

6.文章の内容・備考欄
FAXの内容はどんな用件かを簡単に記入します。
返答の締め切りなど、補足情報があれば記載します。

◆ページ番号を記入する
FAXする原稿の枚数が多い場合は、順番がバラバラにならないようにページ番号をつけましょう。

◆必要に応じて拡大する
FAXで送信すると、文字や画像が読みにくくなる場合があります。
受け取る際に文字や画像が小さくて読めなくなりそうな箇所があれば、あらかじめ拡大するなどしてFAXを送付しましょう。

◆機密情報は送らない
FAXでは、自分がFAXを送りたい相手に直接届くわけではありません。
FAXを受信した後に、不特定多数の人がその文書を目にする機会があります。
特定の相手に当てた親展や秘文書などは、FAXで送らないようにしましょう。

送付時のFAXマナー

◆FAX番号を正しく入力する
FAX番号を入力したら、再度正しく番号が入力されているか確認するようにしましょう。
番号を間違えて送信してしまった場合、会社の情報などが違う場所に送られてしまう可能性があります。

送付後のFAXマナー

◆FAX送信後に相手に確認する
FAXを送信した後は、正しく送信が完了しているとしても、相手に電話をかけてFAXが届いているかどうかを確認しましょう。
後になって届いていないといった事態にならないよう、しっかりと確認することが大切です。

まとめ

以上、FAXの正しい送付方法と送付時に注意したいFAXのマナーについて紹介しました。
職場によってはFAXを送る機会が少ない部署もあるかもしれませんが、FAXを送る機会が訪れても困らないようにしておきたいですね。
いざという時に慌てずに正しくFAXを送ることができるよう、社会人としての知識とマナーを身につけておきましょう。

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