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リモートワークやテレワークの普及により、Web会議が導入された企業は増えました。
ですが、中にはWeb会議に必要な機材が揃っていないため開催できない、参加できないという悩みを持つ方もいるでしょう。

そこで、Web会議に必要な機材をはじめ、基材の選び方やWeb会議のやり方なども解説します。

そもそもWeb会議とは何か

Web会議は、ネットワーク環境とパソコンなどの情報機器があれば、遠隔地にいる人同士でも手軽に会議が開けます。 インターネット上の会議室に、それぞれの端末から入室し、音声や画像、チャット機能などを使用して話し合いを実施します。 電話と異なり複数名が会議に参加でき、情報共有が可能となります。 Web会議は、対面での会議とは異なり、会議のために移動する必要もなく、会場を抑える必要もないので低コストで会議が開催できます。 ただ、対面での会議より参加者の様子が分かりにくく、話し合いにくいと感じる人もいます。

テレビ会議システムとの違い

離れた場所にいる人同士でも、会議に参加できる会議システムには、Web会議以外にもテレビ会議があります。 テレビ会議は専用のシステムを用い、高品質な音声や画像で利用できる仕組みです。 ただ専用のシステムを構築する必要があり導入コストが高くなります。 それに対し、Web会議は用意する機材が少なくて済み、比較的簡単に開催できるのです。 ネットワーク環境や使用機材によっては品質が劣る心配がありますが、手軽に会議が開催できます。 比較的導入までのハードルが低く済む分、多くの企業でWeb会議が活用されるようになりました。

Web会議に必要な機材と機材の選び方

では、実際にWeb会議に参加する場合に必要となる機材について紹介します。 合わせて選び方も解説しましょう。

ネットワーク環境

Web会議は、インターネットなどのネットワーク環境が不可欠です。 途中で途切れないように、できれば有線LAN回線を利用するのがおすすめです。 Wi-Fiなどの無線回線の場合には、安定した通信環境を整えるようにします。 さらに、安全なネットワークを利用することも大切です。 フリーWi-Fiを利用するよりは、しっかりと個人や法人で契約した回線を利用します。 もし、ビジネス回線の利用が可能であれば、家庭用回線より安定性も安全性も高いビジネス回線を活用しましょう。

デバイス

ネットワークに接続するために、必要なデバイスを用意します。 Web会議は、パソコンを利用することが多くなりますが、コワーキングスペースや固定された仕事場を持たない人の場合には、タブレットやスマートフォンを利用する場合もあります。 Web会議では、資料なども画面で共有することが多いため、できるだけ大きな画面のデバイスを利用した方が資料の閲覧がしやすくなります。 また、大きな画面を見ながらWeb会議に参加した方が集中できるというメリットもあります。 デバイスを選ぶ場合は、できるだけ画面が大きく見やすいものを選ぶと良いでしょう。 できるだけ最新のOSを積んだデバイスを用意し、高性能なものを用意しておくと安心です。 会社や自宅以外の場所で会議に参加するときには、周囲の人が画面をのぞき込めないよう工夫する必要もあるでしょう。 プライバシースクリーン機能を搭載したデバイスを準備すると安心です。

ヘッドセット

パソコンやタブレッド、スマートフォンといったデバイスには、マイクやスピーカーが付属していることがほとんどです。 そのため、最低限の機材でWeb会議に参加するなら、ネットワーク環境とデバイスだけあれば可能です。 ただ、しっかりと会議の内容を聞き取ったり、発言したりするためにはヘッドセットがあると良いでしょう。 マイクとスピーカーを別々に用意しても良いですが、ハウリングが起こる心配があるのでヘッドセットの方が利便性は高まります。 ノイズキャンセリング機能が付いていれば、会議に集中できます。 子どもがいるために在宅ワークを選択する場合などは、周囲の音が聞こえる方が都合は良い場合もあるでしょう。 ヘッドセット選びでは、自分に合ったものを選択すると良いですね。

Webカメラ

デバイスに付属しているカメラ機能でも問題はありませんが、よりきれいに画像を映し出したい場合には、外付けのWebカメラがあると便利です。 デバイス付属のWebカメラでは、カメラ位置の調整ができませんが、外付けのWebカメラなら位置の調整が可能です。 機密情報などを取り扱う機会がある場合、Webカメラに機密情報が映り込まないよう注意を払いましょう。

集中できる環境

もし、会議自体に機密性が必要な場合や会議に集中したい場合には、Web会議に集中できる環境も必要です。 例えば、Web会議用のスペースを活用したり、個室を利用したりするのも1つの方法です。 リモートワークとなったものの、家族が家に複数人で在宅する環境なら、コワーキングスペースやカラオケ店、ホテルなどのリモートワークプランを活用するのもおすすめです。

Web会議システムの選定

Web会議用の機材や環境が揃ったら、実際にWeb会議を実施するためのシステムも選定しなければなりません。 近年シェアが高い会議システムとしては「Zoom」がありますが、他にも「Teams」や「Slack」「LiveOn」など多様なシステムがあります。 会議に参加する全ての人が、使いやすいシステムを活用することが必要でしょう。

日程調整と会議室への招待

機材が揃い、Web会議システムが決定したら、会議開催のための日程調整を実施し、実際に会議を開催する会議システムのURLを通知するなど、会議室への招待メールを送信します。 事前に共有したい資料がある場合には、招待メールの送信と共に共有資料のデータも送信しておくとスムーズです。 会議中に資料を閲覧してもらいたいときには、クラウドストレージにアップロードし参照してもらいましょう。

まとめ

Web会議に必要な最小限の機材は、ネットワーク環境とデバイスです。 ですが、より快適に会議に参加するためには、ヘッドセットやWebカメラなどがあると良いでしょう。 また、カメラ映りが気になる場合には、LEDリングライトなどがあると便利です。 これらの機材を全て購入し、会社から支給するのはコスト面で多大な負担がかかります。 Web会議を取り入れる際に必要な機材は、レンタルした方が便利です。 当社では、オフィス製品のレンタルサービスを行っているので、ぜひご利用ください。は、招待メールの送信と共に共有資料のデータも送信しておくとスムーズです。
会議中に資料を閲覧してもらいたいときには、クラウドストレージにアップロードし参照してもらいましょう。