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2021.06.29最適なコピー機(複合機)の選び方とリース・レンタルのメリット

コピー機(複合機)を選ぶに当たって、「どんな機器が良いのか分からない」というお問合せを頂くことがございます。
使用用途を考えて最適なコピー機をレンタルすることは、無駄なレンタル費用を抑えることができ、業務の効率アップにも繋がることからとても重要です。
今回は、コピー機の選び方と、リース・レンタルのメリットや違いについてご紹介します。

複合機とは?

例えば、新規事務所を立ち上げる際、必要なものは数々あります。
業務用PCやネット環境の整備、ビジネスフォンをはじめ、書類を印刷する際に使うプリンター、書類の電送等で利用するFAX、昨今のペーパーレス化で活躍のシーンが増えてきているスキャナーなど、色々と準備が必要です。
この中でプリンター・FAX・スキャナーの機能をひとまとめにしたものが、複合機(Multifunction Printer)です。
ビジネスシーンで使用する場面が多い機能を網羅した複合機は、利便性と業務効率を高める点でオフィスに欠かせないアイテムとなっています。

使い方に合った複合機を選ぶポイント

複合機を選ぶ際に、実際に使用する時のイメージを持っておくことが大事です。
「印刷する量はどれくらいか」「何人くらいで使うのか」「使う用紙のサイズはどうか」など、少しでも予測をしておくと機種が絞られて、費用面で無駄のない選択ができます。
しかし「そうは言ってもパッと思い浮かばない」という方は、次にあげる例を参考にしてみて下さい。

小規模オフィス
利用人数が10人未満のオフィスで少量印刷、またA3用紙の印刷をしない場合。

☆占有スペースを取らずに、スマートに印刷したいなら卓上タイプのA4複合機!

最適なコピー機(複合機)の選び方とリース・レンタルのメリット
MX-C302Wのレンタル

A3サイズの用紙を普段使用しないのであれば、費用も設置スペースも抑えられるA4卓上タイプがオススメです。
A3複合機と同等の機能もそろっているので機能性も十分です。

小規模オフィス
利用人数が10人未満のオフィスで印刷の量が多い、A3用紙などを使う場合。

☆様々な用紙サイズにも対応!価格も抑えめなA3複合機!

MX-2517のレンタル

業務で様々なサイズの用紙を使う、また枚数も多く印刷したいという方は、4段カセットで用紙もたっぷり入るA3複合機がオススメです。
A3複合機の機種は豊富ですが、価格を抑えたいという場合は機種の印刷速度に注目してみて下さい。
印刷速度によってレンタル価格の変動があるため、遅い機種の方が全体的に安価な傾向にあります。
印刷速度を気にしないという方は、低速機や特価A3複合機から検討されることをおすすめします。

中~大規模オフィス
印刷の量が多く、業務の効率を上げたい方。

☆スピード印刷で業務効率アップ、中高速A3複合機!


MX-3650のレンタル

中~大規模オフィス等で大量印刷を検討しているなら、印刷速度の速い中高速機(30~40枚/分)がおすすめです。
このクラスになると、製本などに便利なフィニッシャーやパンチユニットのオプションも充実する傾向にあります。

オフィスの規模問わず
使用する用紙サイズが限られていて、使わないトレイがある。

B5,B4用紙を使わないのであれば、このようなご要望にもお応え可能です!
☆2段トレイ+下段収納スペース

A3用紙とA4用紙しか使わないという方も多くいらっしゃるかと思います。
そのような時は、写真のように下段を収納スペースに変更することも可能です。
収納スペースに予備のコピー用紙を収納しても良し、その他事務用品を収納しても良しです。
空いたスペースを有効活用しましょう。
もちろん、手差し設定を行えばB5・B4用紙の使用も可能です。

複合機をリース・レンタルするメリットとは?

複合機は非常に高額なため、購入すると初期費用が多くかかってしまいます。
そのため、購入ではなく、毎月定額を支払って借りるというお客様も多いです。
ここでは、リース・レンタルのメリット、それぞれの違いについて解説します。

リースのメリットとデメリット

長期でのレンタルの際は、中~長期のリース期間を決めてリースするという流れが一般的になってきています。
リースのメリットは、長期的に見た際にコストを低く抑えられる傾向があるという点です。
また、リース支払額を経費として計上できる面から、財務管理の手間を省けるという点もメリットです。
デメリットとしてはリース会社の事前審査がある点、契約期間内の解約は高額な解約金が発生してしまう点があげられます。

メリット

 

☆長期間使用する場合、コストを抑えられる傾向。

☆支払額を経費として計上できる(財務管理しやすい)。

デメリット

 

★リース会社の事前審査がある。

★期間内の解約は高額な解約金が発生する。

レンタルのメリットとデメリット

レンタルの場合、事前審査等は無く最短1日からレンタル可能です。
期間についても利用者が自由に指定できます。
そして、短期間で見た際には、費用が抑えられるというメリットがあります。
また、リースと比較して解約金が発生しないことから、解約や延長の融通が利きやすいという点も大きなポイントです。
逆に、長期で借りる場合に費用が高くなってしまうこと、店舗の在庫状況に左右されることはデメリットです。
そしてレンタルという性質上、再使用機であることもデメリットとしてあげられます。
ただし中古機であっても、保守に加入していれば、トラブルの際にリースと同等のサービスが受けられるので安心です。
使用期間を指定でき、解約・延長の融通が利きやすいレンタルは、移り変わりの早いビジネスシーンに非常にマッチしており、ニーズが高まっています。

メリット

 

☆使用期間の指定が自由。

☆リースと比較して解約・延長が自由。

☆短期間の使用であれば一番費用を抑えられる。

デメリット

 

★新品ではなく中古機であること。

★レンタル会社の在庫状況に左右されやすい。

★長期レンタルで見ると割高な傾向。

まとめ

今回は複合機の選び方と、リース・レンタルのメリットとデメリットについて紹介しましたが、いかがでしたでしょうか?
お客様の複合機レンタルの参考になれば幸いです。
オフィスアルファでは、お客様のご使用情報等をお伺いし、最適な機器をご提案します。
まずは、お気軽にお電話又は専用フォームよりお問合せ下さい

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