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2021.03.01複合機のADF機能とは?オフィスでの便利な活用法を紹介

コピー機や複合機にある、ADF機能とはどんなものか知っていますか?
この機能があるけれど、特に使っていない場合は、便利な機能を活用できずに損をしています。
書類や資料作成のコピーが面倒だと感じている人は、ADF機能を使うことで解決できます。
この記事では、ADF機能とはどんな機能なのか、職場で使うメリットと他の機能との組み合わせで作業効率がアップする方法について解説しています。

複合機のADF機能とは?オフィスでの便利な活用法を紹介

ADF機能とは

複合機やコピー機のADF機能とは、原稿を自動的に送り込む装置のことです。
ちなみにADFとは、英語の「Automatic Document Feeder」の略です。

手動でコピーをする場合、ガラス面にコピーする用紙を1枚ずつ置き、コピーする枚数を選び、スタートボタンを押します。
分厚い資料を多くの人に配布しなければならない場合、コピーする資料を1枚ずつガラスの面に置いて何度もコピーをしていては、時間がかかり過ぎてしまいます。
オフィスや学校でのこうした場面で活躍するのが、複合機・コピー機のADF機能です。

ADF機能はどこにあるの?

ADFはコピー機のカバー部分にあり、そこに2枚以上ある原稿を置くことで、自動で1枚ずつコピー機に取り込まれます。
手動でコピーする場合は原稿を入れ替えたり、カバーを持ち上げたりなど作業工程が増えますが、ADFにより原稿をセットするだけで自動的にコピーしてくれるので作業時間が短くなります。
現在ではほとんどのコピー機についている、基本的な機能です。

原稿の読み取り方は2パターン

原稿が裏表の両面に印刷されている場合でも、ADF機能があれば両面を読み取ってコピーできます。
読み取り方には2パターンあり、両面原稿自動反転と両面同時読み取りがあります。
両面原稿自動反転は、まず片面の原稿をスキャンし、その後原稿を裏返して裏面を読み取り排出します。
ほとんどのコピー機で、両面原稿自動反転機能が採用されています。

反対に一方両面同時読み取りでは、セットした原稿の両面を同時にスキャンして排出します。
複合機・コピー機の中で原稿を裏返す操作がないため、原稿を読み取る時間が短く、裏返し作業による原稿の傷みが生じないメリットがあります。
職場などで、両面の原稿をコピーする機会が多い場合はこの機能が付いていると便利です。

ミスプリント防止機能もある

ホチキスなどの異物があったり、原稿がよれて曲がったりしてしまうと、正確にスキャンして読み取ることができません。
原稿が曲がった状態で、大量に印刷してしまうと紙の無駄になります。
その点ADF機能は、原稿の異常を見つけたら自動で停止する機能があるので安心です。

職場などでADF機能を使うメリット

ここまで複合機・コピー機のADF機能について解説しましたが、実際に職場などで活用することでどんなメリットがあるか紹介します。

作業効率が上がって時間の短縮になる

プレゼンや会議資料は10ページ以上あり、多くなると100ページなど分厚くなりがちです。
それらを1枚1枚ガラス面に置いて、コピー枚数を指定して、スタートボタンを押す。

そんな作業を繰り返していたら、それだけで業務時間が終わってしまうでしょう。
そんな単純作業を繰り返すよりも、もっと重要な業務に時間を使わなければなりません。
そんな時にADF機能を使うことで、コピー時間の短縮と作業効率のアップ、コピー時間の代わりに大事な仕事に取り組むことによる生産性のアップにもつながります。

もちろん両面印刷にも対応しているので、ボタン一つでコピー機にお任せできます。

人的ミスによる無駄を省くことができる

例えば数百枚もある分厚い資料を、人間が手作業で大量にコピーする場合はケアレスミスが起こりやすくなります。
長時間にわたる単調な作業により、集中力が低下してしまうからです。

そうなると、せっかく時間をかけて作成した資料の中にミスプリントが混じってしまい、やり直す作業もまた大変なものになります。
印刷を間違えることで、大量の紙やインク代が無駄になってしまいます。
以上のことから、ADF機能は人的ミスによる時間の無駄とコストの無駄を防ぐことができます。

他の機能と組み合わせて便利に使う

ADF機能は複合機・コピー機の他の機能と組み合わせることで、さらに便利になります。

ADF機能+ソーター機能

例えば5ページある資料を5部印刷する場合、通常は1ページが5枚、2ページが5枚というように、同じページのものが5枚ずつ印刷されます。
印刷が終わったら、コピーされた紙をページ順に揃えて1つの資料にまとめる作業、つまり丁合いの作業が必要になります。
10ページ以上もある資料の場合、それらを1枚1枚ページ順に揃えるという丁合い作業は時間と手間がかかります。

こうした問題を解決してくれるのが、ソーター機能です。
ソーター機能があることで、1ページ目が5枚、2ページ目が5枚の順番で出てくるのではなく、1ページ目から5ページ目まで1つの資料にまとめてコピーされた状態で出力されます。
あとは出てきた資料を、表紙ごとにホチキスなどで止めるだけで資料が完成します。

ADF機能+ステープル機能

ソーター機能により資料作成が楽になりましたが、さらにステープル機能を使うことでさらに時間短縮ができます。
資料のホチキス止めも、複合機・コピー機の機能にお任せできるのです。
複合機・コピー機の種類にもよりますが、自動で資料のホチキス止めをしてくれる機能が付いている製品があります。
ステープル機能と呼び、ホチキスの止め方も1箇所と2箇所など選ぶことが可能です。
資料の厚さに応じて止め方を選択できるので、資料作成の自動化ができます。

まとめ

以上、複合機・コピー機のADF機能について、便利な使い方と合わせて解説しました。
コピー機にADF機能があっても、特に使っていなかった場合はぜひ今日から使ってみましょう。
コピーや資料作成の時間が短縮され、作業効率がアップしますよ。
複合機・コピー機の便利な機能を使って、作業環境を改善して時間の短縮を図りましょう。

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