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2019.07.18オフィス移転はスケジュールが大切!やることを把握しましょう

オフィス移転は、新しい物件探しや現オフィスの原状回復、複合機やデスクの移動など、やることがたくさんあります。
業者へ依頼するのを忘れると、オフィスの引き渡しができずムダな費用も発生します。
今回は、オフィス移転をスムーズに行うスケジュールや、見落としがちなポイントなどについて解説します。

 

オフィス移転のスケジュール

オフィス移転する場合、6ヶ月前からスケジュールを組むことが大切です。
オフィスを移転するまでと移転後の流れを確認していきましょう。

1.現オフィスへの解約相談

オフィス移転することを、現在契約している不動産会社へ相談しましょう。
いつ移転を考えているのかを明確に伝え、新しい物件の目星がないなら情報を紹介してもらうなど、不動産会社への相談はオフィス移転の第一歩につながります。

2.新オフィスの物件探しと契約

新しいオフィスの物件を探す時は、一カ所の不動産会社だけではなく複数社へ相談するのがポイントです。
表には出ていない物件や、条件により賃貸費用を下げてくれるケースもあります。
良い場所を見つけたら、賃貸の契約を結びましょう。

3.オフィス移転後のレイアウト作成

新しいオフィスの賃貸契約をしたら、オフィス内の受付やデスクの設置場所などレイアウトします。
レイアウトによって社内の雰囲気や作業効率が大きく変わるため、できるだけ複数のパターンを作って社員と相談することが大切です。

4.オフィス移転に向けた工事依頼

オフィス移転に向けて、電気工事などの依頼を行います。
業者によって対応が異なり、指定の取引先がなければ1から探さなくてはいけません。
時間がかかるため、できるだけ早い段階で相談や見積りを取る必要があります。

5.備品などの購入リスト作成

新しいオフィスで必要なもの、レンタルで済ませられるものなど、オフィスの移転前に決めておきましょう。
部署数に合わせた家具の数や選定、会議室や応接室のデスクなど、必要なものをすべてリスト化して、オフィス移転の3ヶ月前までには発注します。

6.電話やインターネットなどの移設手続き

オフィス移転に伴い、電話やインターネットなど通信関係の移動や変更も出てきます。
とくに通信関係の移設は、オフィス移転の当日に開通していないと業務に支障が出てしまうことが多いです。
お客様や取引先の問い合わせが困難になるので、移転日が決まった時点で手続きしておくと安心です。

7.レンタル機器などリース会社へ連絡

現在、オフィスで使う機器などをレンタルしているなら、移転することをリース会社へ連絡しましょう。
移転後も使うのか、移転と同時にリース製品を返すのかなど、すべて伝えておく必要があります。

8.取引先にオフィス移転の連絡

オフィス移転まで残り1ヶ月あたりに、取引先やお客様に移転する旨を連絡しましょう。
連絡は電話だけではなく、手紙やメールで新しいオフィスの住所と簡単に地図も添えるとわかりやすいです。

9.現オフィスの掃除など依頼

現在のオフィスを業者に掃除依頼するなら、最低でも移転1ヶ月前までに連絡しましょう。
どこまで掃除するのか、どれくらいの費用がかかるのか、見積りしておくと予算外の請求に悩まずに済みます。

10.【移転後】原状回復の工事・引き渡し

無事にオフィス移転が終わったら、旧オフィスの原状回復工事を行います。
キレイな状態にしてから、契約していた不動産会社へ引き渡して完了です。

 

【オフィスの移転でやること】忘れやすいポイントをチェック

オフィス移転はやることがいっぱいで、つい忘れてしまいがちな部分も多いです。
後からトラブルにならないために、最低でも次の5つのポイントを確認しましょう。

・オフィスの解約条件
・原状回復の条件
・敷金など返済時期
・官公庁などへ移転手続き
・オフィス移転の費用確認

原状回復の条件は不動産会社によって異なります。
どこまで求めるのかで工事の費用も変わってくるため、オフィス移転の相談をする時に確認しましょう。
また、オフィス移転に伴う総費用の確認も重要ポイントです。
さまざまな業者が携わると、莫大な費用になってしまうケースもあるので気をつけて下さい。

 

オフィス移転をマニュアル化し社員共有すると失敗しない

オフィス移転計画は、一部だけではなく社員みんなが共有できるようにマニュアル化しておくと失敗しません。
確認事項を社員みんなで確認し、移転に伴う発注依頼や手続きに漏れがないか把握できます。
オフィスの規模により社員全員で共有するのが難しい場合は、オフィス移転に伴った専門チームを作り専念するのもおすすめです。

 

オフィス移転は業者へ相談と依頼を計画的に行う必要あり

オフィス移転はしっかりとした計画性が必要です。
リース会社や引越し業者、通信会社や電気工事など、さまざまな業者と関わらなくてはいけません。
業者によって2~3ヶ月先まで対応できないケースも多いため、オフィス移転を計画したらすぐに相談や見積り依頼をしましょう。

 

まとめ|オフィス移転はコストと時間がかかる!

オフィス移転はコスト面のほか、時間もたくさんかけなくてはいけません。
業績にも影響する可能性もあるため、移転業務を請け負ってくれるサービスを利用するのもひとつの方法です。
オフィス移転を専門に取り扱っているため、スムーズに新しいオフィスで働けます。
コストはかかりますが、その分、社員が集中して仕事に取り組めるため、業績に大きな影響もありません。

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