東京都港区のオフィスアルファのお役立ちコラム

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2020.05.21テレワーク導入の際の課題とは?

現在、テレワークの導入をしている方や、今後、テレワークを導入していきたいと考えている方は多いのではないでしょうか。
では、実際にテレワークを導入するにあたって、どのような課題があるのかをみていきたいと思います。

テレワークのコミュニケーション不足をどうするか

テレワークの課題の一つにコミュニケーション不足が挙げられます。
普段、顔を合わせて働いているときなら、たわいのない雑談をするなどして一緒に仕事をする人とのコミュニケーションをとることができます。しかし、テレワークとなり自宅で仕事をするとなると、雑談をすることはなくなりますし、仕事のことで質問したいと思ったことでさえ、ためらってしまうこともありえます。

また、チームで一つの業務をしている場合、同僚の進捗状況などを確認する必要があり、顔を合わせていないと不安を感じてしまうこともあるでしょう。そこで、従業員同士のコミュニケーションをとりやすくするためにも、メールよりも気軽に利用できるチャットツールや、テレビ会議ツールなどを導入することをおすすめします。こういったツールをうまく活用することで、同僚や上司とのコミュニケーションがとりやすくなり、働きやすさへとつながっていくでしょう。

情報漏洩への対応は?

企業側からすると、テレワークにして特に心配となるのは情報漏洩ではないでしょうか。テレワークにすると、会社以外の場所、自宅やカフェなどさまざまな場所で仕事をすることが可能となります。社外に情報を持ち出すことになるわけですから、万が一、その情報が広まってしまうようなことがあれば、企業としては大問題です。

社内であれば、企業がセキュリティ対策を万全にしておけば安心ですが、テレワークとなると自分のパソコンなどを使用することもあり、セキュリティ対策が万全とは言い切れません。そこで、情報漏洩することなくテレワークを導入するためには、まずは従業員に対してセキュリティ対策の教育をきちんと行うようにします。そのうえで、ウィルス対策ソフトの導入を行いましょう。また、パスワードの管理に対する教育も必要です。データの紛失などにも備え、重要なデータは暗号化する、バックアップをきちんととっておくなどの対策も行いましょう。
このような対策が各個人できちんとできるようなセキュリティ対策の研修・教育をしておけば、テレワークの導入もスムーズにできるでしょう。

テレワークのときの自己管理はどうする?

テレワークを導入するとなると、上司や同僚の目が届かないところで業務を行うことになります。そうなると、つい休憩時間が長くなってしまうなど、仕事をさぼってしまう人が出てくるかもしれません。また自宅で仕事をするとなると、オンとオフの切り替えが難しくなってしまう可能性も出てきます。つい、子どもにかまってしまい、気が付けば何時間も相手をしていたということにもつながりかねません。従業員が仕事をさぼってしまうと、もちろん会社の生産性が低下しますし、士気も下がってしまいます。
テレワークを導入するときには、テレワークで働く人の労働時間をきちんと管理しなくてはいけません。そのためには、メールや電話、コミュニケーションツールなどを使用して、勤務開始と勤務終了を報告するなどのルールを決めることが大切です。
もしくは、スマートフォンやタブレットを使って勤怠管理をすることもできますので、利用してみるのもいいでしょう。テレワークを導入しても生産性が下がることのないように、最初に対策を考えておくようにすることが大切です。

テレワーク社員の管理・評価をどうするのか

テレワークを導入することで、部下の管理がしづらいと感じる管理職の方も多いと思います。また部下への指示出しをどうすればいいのか悩んでいる方もいるかもしれません。
その場合は、リアルタイム双方向のコミュニケーションツールを導入すれば、問題の解決へとつながるでしょう。先にも述べたように、上司と部下でのコミュニケーションは不可欠です。
いかにコミュニケーションを密にするかがポイントとなります。またテレワークにおいては、労働時間の長さを評価対象とするのではなく、仕事の成果を評価対象とするようにします。

そのためには、管理職の方が業務にかかる時間や難易度をきちんと理解しておかなくてはいけません。
テレワークという新たな働き方を導入する際には、評価制度についても考えておくようにしましょう。

まとめ

ここまでみてきたように、テレワークを導入するには課題がいくつもあります。
しかし、このような課題を克服していけば、多様な働き方を認めることができるようになり、よりよい人材を集めることも可能となります。テレワークを導入する際には、あらかじめ考えられる課題をどのように克服するのか、どういったルールを作っておくのか、どのようなツールを利用するのかなどを決めておくことをおすすめします。

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